Was ist ein Projektmanagement-Tool?

Ein Projektmanagement-Tool unterstützt Einzelpersonen oder Teams dabei Projekte von Anfang bis Ende zu organisieren. Ob die Erstellung der Website, die Planung eines Events oder der Launch eines neuen Produktes. Umfangreiche Vorhaben, die mit einem ganzen Bundle an Aufgaben verbunden sind und einen längeren Zeitraum umfassen, benötigen Planung und Organisation. Je komplexer ein Projekt, desto mehr Ressourcen (Personen, Zeit, Budget, Inhalte) sind beteiligt, die zu managen sind.

Ein Projektmanagement-Tool nutzt dir aber nicht nur bei in sich abgeschlossenen Projekten, sondern auch bei fortlaufenden, immer wiederkehrenden Anliegen in deinem Business. Es kann dich beispielsweise dabei unterstützen, deine Buchhaltung regelmäßig zu machen oder kontinuierlich Content zu veröffentlichen.

Ein Projektmanagement-Tool unterstützt dich (und ggf. dein Team) dabei alle relevanten Informationen zu erfassen, die Arbeitsschritte festzulegen, Zuständigkeiten zu klären, den zeitlichen Ablauf zu terminieren und den Fortschritt zu dokumentieren, damit der Überblick nicht verloren geht.

Wer braucht ein Projektmanagement-Tool?

Ein Projektmanagement-Tool eignet sich nicht nur für Teams, sondern auch für Einzelunternehmer. In der Regel arbeiten wir als Selbstständige nicht nur an einem einzelnen Projekt, sondern haben eine Fülle an Aufgaben auf unserer To-Do-Liste. Von Buchhaltung, über Social Media bis hin zur Kundenakquise und die Arbeit mit und für die Kunden selbst. Eigene Projekte stehen da oftmals hinten an. Ein Projektmanagement-Tool kann dir dabei helfen deine Projekte in kleine Aufgaben zu unterteilen und zu terminieren, sodass du sicherstellst nicht nur im, sondern auch am Business zu arbeiten.

Arbeitest du im Team, kannst du über ein Projektmanagement-Tool koordinieren, wer was wann erledigt. Alle notwendigen Informationen und Materialien sind für alle Beteiligten zugänglich. Zudem kann die Kommunikation in der Software Projekt- oder Aufgabenbezogen erfolgen.

Welche Projektmanagement-Tools gibt es derzeit?

  • ClickUp
  • Asana
  • Trello
  • monday
  • awork
  • jira
  • meistertask
  • notion

Welche Funktionen hat ein Projektmanagement-Tool?

Aufgabenverwaltung: In einem Projektmanagement-Tool kannst du innerhalb deiner Projekte Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten anlegen, sodass du nicht den Überlick über die To-Dos verlierst.

Kalender: Du kannst die eingetragenen Aufgaben zeitlich terminieren. Du kannst entweder den Kalender des Projektmanagement-Tool nutzen oder deinen Kalender damit verknüpfen.

Ansichten: In einem Projektmanagement-Tool kannst du verschiede Ansichten wählen. In ClickUp erhälst du beispielsweise bereits in der kostenlosen Variante den Zugang zu mehreren verschiedenen Views. Du kannst dir dein Projekt als Liste, als Kanban-Board, im Kalender oder in einer Zeitleiste anzeigen lassen. Bei der Arbeit im Team kann jeder die Ansicht wählen, die er bevorzugt.

Dokumentenablage und -verwaltung: Alle Dokumente, die für das Projekt benötigt werden, können im Projektmanagement-Tool aufgabenbezogen erstellt oder verknüpft werden.

Kommunikation: Innerhalb eines Projektmanagement-Tools kannst du einen allgemeinen Chat einrichten, oder direkt bezogen auf eine Aufgabe mit anderen kommunizieren, die an dieser Aufgabe beteiligt sind.

Integrationen: Projektmanagement-Tools lassen sich mit einer Vielzahl weiterer Tools verknüfen, z. B. deiner Cloud, deinem Kalender oder deinem E-Mail-Programm.

Tracking und Reporting: Mit einem Projektmanagement-Tool kannst du die Arbeiten auswerten, z. B. die verwendete Zeit für einzelne Aufgaben, und behältst den Fortschritt in deinem Projekt im Blick.

Templates: Projektmanagement-Tools bieten oftmals Vorlagen für verschiedene Projekte an, sodass du die Projetkstruktur nur anpassen brauchst, anstatt diese komplett neu aufzubauen.

Workflow: Richte dir wiederkehrende Aufgaben ein, sodass regelmäßige Tätigkeiten fest in deinen Terminkalender integriert werden und nicht in Vergessenheit geraten können (z. B. Meetings).

Automationen: Mit Hilfe von Automationen in einem Projektmanagement-Tool, kannst du einen Workflow erstellen und die Kommunikation erleichtern. Das hilft dir z. B. im Team mehrere Personen an einer Aufgabe beteiligt sind. Wenn ein Arbeitsschritt erledigt ist, wird die Person, die nachfolgend an der Aufgabe weiterarbeitet automatisch benachrichtigt.

Wofür kann man ein Projektmanagement-Tool nutzen?

Ich möchte dir noch einige Beispiele nennen, für welche Art von Projekten du ein Tool nutzen kannst.

Eventplanung

Bei der Planung eines Events sind viele Aspekte zu berücksichtigen. Angefangen bei der Location, über das Programm bis hin zur Verpflegung will an alles gedacht werden. Im Projektmanagement-Tool kannst du all diese Bereich erfassen, sodass du nichts vergisst und checken, für welche Bereiche die Planung bereits abgeschlossen ist und welche noch ausstehen.

Onlinekurserstellung

Möchtest du einen Onlinekurs erstellen, kannst du ClickUp nutzen, um vorab ein Konzept zu erstellen, z. B. eine Übersicht über die Module und welche Inhalte in diesen enthalten sein sollen. Bei jedem Modul sollte klar sein, welches Lernziel dein Kunde damit erreichen wird. Anschließend legst du fest, welche Arbeitsschritte zu tun sind (z. B. Video drehen, Video schneiden, Workbook erstellen), um deinen Kurs zu produzieren.

Launchplanung

Ein Launch kann ziemlich umfangreich werden und einen ganz schön ins Schwitzen bringen. Eine gute Planung und Vorbereitung hilft dir die Nerven zu behalten. In ClickUp kannst du einen Ablaufplan erstellen, der beispielsweise beinhaltet, wann welche E-Mails rausgeschickt werden oder welche Postings über welche Kanäle veröffentlich werden.

Content Planung

Vielleicht kennst du das auch manchmal vor Ideen zu sprudeln und dann wieder gar keine Idee zu haben, was man posten soll. Eine Liste zum Festhalten aller Content-Ideen ist daher gold wert. Sobald du eine Idee in einen Post verwandeln willst, kannst du in ClickUp angeben, welches Format der Post haben soll (z. B. einfacher Post, Karussel, Video), auf welchen Kanälen dieser erscheinen soll und wann das Veröffentlichkeitsdatum sein soll. Einzelne Aufgaben wie die Erstellung des Textes, der Grafik oder die Vorplanung eines Beitrages können nach und nach von dir oder deinem Team abgearbeitet werden.

Finanzplanung & Buchhaltung

Ein lästiges Thema, um das wir alle nicht drumherum kommen ist die Buchhaltung. In ClickUp kannst du dir einen Workflow erstellen, der dich regelmäßig und wiederkehrend daran erinnert, was wann zu tun ist, damit du keine Fristen verpasst.

Customer Relationship Management (CRM)

Wenn du noch nicht mit einem separaten CRM-Tool arbeitest, kannst du ClickUp für die Verwaltung deiner Kunden verwenden. Für jeden Kunden hinlegst du alle relevante Informationen, z. B. Vertragsdaten, welche Absprachen getroffen wurden, welche Produkte/Dienstleistungen zu welchem Preis gekauft wurden oder auch Persönliches wie den Geburtstag deines Kunden. Das erhöht deine Servicequalität, denn dein Kunde wird sich wertgeschätzt fühlen, wenn du die Details eurer Zusammenarbeit immer parat hast.
Aber Achtung: Wir in Deutschland müssen dank DSGVO natürlich vorsichtig sein beim Speichern personenbezogener Daten. Zum Einen solltest du sicherstellen, dass du ClickUp in deiner Datenschutzerklärung erwähnst und zum anderen kannst du dich absichern, indem du deine Kund:innen abhaken lässt, dass sie mit der Speicherung einverstanden sind.

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Online Business Managerin, Webdesignerin & ClickUp-Beraterin. 2-fach Mama, Kaffee-Junkie und Meer-verliebt.