ClickUp als CRM

Was ist ein CRM?

Als CRM (= Customer Relationship Management) wird die strategische und systematische Erfassung von Kundenbeziehungen bezeichnet. Dazu zählen nicht nur bestehende Kunden, sondern auch Leads, also potentielle Kunden, sowie Kunden mit denen keine Zusammenarbeit zustande gekommen ist oder bei denen das Kundenprojekt bereits abgeschlossen ist. In einem CRM verwalteest du also sämtliche Informationen zu deinen Kontakten, Interessenten und Kunden.

Welchen Nutzen hat ein CRM?

Mit einem CRM behältst du den Überblick, denn je länger du als Unternehmer bzw. Dienstleister arbeitest desto mehr Kunden wirst du im Laufe der Zeit betreut haben. Je mehr Kontakte, Interessten und Kunden, desto schwieriger ist alle Informationen zu behalten und richtig zuzuordnen.
Zudem behätlst du den Überblick über deine Kapazitäten, wenn du hinterlegst, welcher Kunde welche Dinestleistung bei dir bucht und welcher Zeitaufwand dafür anfällt. So lassen sich deine Kapazitäten ländergristig gut planen.

Durch ein CRM kannst du die Qualität deiner Kundenbeziehungen und deine Serveicequalität verbessern. Denn du kannst dir nicht alles merken, aber erfassen und nachlesen. Vor Kundenterminen rufst du also die Informationen nochmal auf und kannst damit glänzen alles Wichtige parat zu haben. Das macht einen deutlich besseren Eindruck, als Nachfragen stellen zu müssen, weil du Details vergessen hast. Nimm auch persönliche Daten auf wie den Geburtstag, das Liebslingsgericht oder das Hobby des Kindes, wenn der Kontakt diese im Gespräch erwähnt. Oftmals wertschätzen Kunden es besonders, wenn sie merken, dass du persönliches Interesse zeigst.

Durch ein CRM hast du die Möglichkeit zu analysieren, z. B. wie viele Erstgespräche du führst, um einen Auftrag zu erhalten oder welche Produkte/ Dienstleistungen von welcher Art Kunden in Anspruch genommen werden. Anhand dieser Daten kannst du Optimierungspotential erkennen und dich fortlaufend verbessern.

Ein CRM ermöglicht dir zudem zu automatiseren. Durch Verknüpfungen zu anderen Tools können z. B. Fragebögen oder Terminerinnerungen automatisiert verschickt werden. Das spart dir Zeit und erhöht zudem deine Servicequalität.
Spätestens, wenn du Mitarbeiter hast, wird es ohne CRM schwierig. Buchhaltung zählt beispielsweise zu den Bereichen, die als erstes ausgelagert werden. Wenn dein:e Mitarbeiter:in Rechnungen stellen soll, geht das nicht ohne Kundendaten.

Warum ClickUp als CRM?

Als All-in-one Tool hast du auch in ClickUp die Möglichkeit ein CRM anzulegen, du benötigst nicht zwingend ein extra Tool. Bist du kein Freund davon zwischen gefühlten tausend Tabs hin- und her zu switchen, dann ist ClickUp die optimale Lösung für dich, denn hier laufen die Fäden deines Businesses zusammen. ClickUp bietet so viele Anwendungsmöglichkeiten, dass du dir einige andere Tools sparen kannst und alles auf einer Plattform integriert werden kann. So auch ein CRM. Und das lässt sich individuell an deine Bedürfnisse anpassen.

Wie baue ich ein CRM in ClickUp auf?

Ich empfehle für das CRM einen Ordner mit insgesamt 4 Listen anzulegen: Leads, Clients, Servies und Projekts. Bei den Leads und Clients arbeite ich mit denselben Eingabefeldern. Dazu zählen die Kontaktdaten, z. B. die E-Mail-Adresse, über welchen Kanal der Kontakt zu mir gefunden hat und welche Art von Kontakt bisher bestand, z. B. ob über den Messenger geschrieben wurde, ein Kennenlerngespräch usw. Sobald ein Interessent kauft, wird er auch die Liste Clients verschoben. Auf der Service-Liste sind meine Dienstleistungen mit den zugehörigen Preisen aufgeführt. Die Liste Projekte gibt mir eine Übersicht, welche Projekte gerade laufen und wann diese abgeschlossen sein werden, sodass ich meine Kapazitäten planen kann.

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Welche Funktionen kann ich in ClickUp für mein CRM nutzen?

Für dein CRM kannst du verschiedene Views nutzen, zum Beispiel die Listenansicht für den Überblick über dein Dienstleistungeangebot oder eine Timeline für die Projekte. Die Boardansicht eignet für die Liste Leads, um direkt zu erfassen auf welcher Stufe der Customer Journey sich die jeweiligen Leads befinden. Für diese Stufen z. B. Erstkontakt erfolgt, Kennenlerngespräch geführt, usw. habe ich Custom Fields definiert. Diese lassen sich indiviuell nach den eigenen Bedürfnissen festlegen.

Über Relationship-Felder lassen sich Verbindungen zwischen den einzelnen Listen herstellen, also von den Kunden zu den Projekten und Dienstleistungen. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit den Wert für einzelne Kunden in ClickUp zu ermitteln. Dafür weise ich die zunächst die Projekte und Servides den Kunden zu. Im zweiten Schritt nutze ich das Rollup-Field und wähle den Wert aus, der für diese Dienstleistung hinterlegt ist.

Für Analysen und Auswertungen eignet es sich ein Dashboard zu erstellen. Damit kannst du beispielsweise herausfinden, über welchen Kanal die meisten Kontakte zu dir finden. Einzelne Custon-Fields können als Statistik ausgeliefert werden. Viele Dashboard-Funktionen sind allerdings erst im Business-Tarif möglich.

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Hey, ich bin Ulrike.

Online Business Managerin, Webdesignerin & ClickUp-Beraterin. 2-fach Mama, Kaffee-Junkie und Meer-verliebt.